会議の目的は3つに整理できる

会議の目的は3つに整理できる
共有・決定・創造を分けると会議は進み出す

「会議をしているのに、なかなか前に進まない」

多くの組織で、そんな悩みを耳にします。

時間をかけて話し合っている。
参加者も集まっている。
資料も用意している。

それなのに、終わってみると「結局、何が決まったんだっけ？」となってしまう。

これは、参加者の能力や意欲の問題というよりも、
会議の目的が混ざっていることが原因かもしれません。

会議には、いろいろな種類があります。
報告会議、定例会議、企画会議、戦略会議、振り返り会議、キックオフミーティング。

けれど、目的で整理すると、会議は大きく3つに分けることができます。

この3つを分けて考えるだけで、会議の質はかなり変わります。

1. 共有する会議

1つ目は、共有する会議です。

共有する会議の目的は、情報や状況をそろえることです。

こうした会議は、何かを決めることよりも、まず「同じ状況を見られるようにする」ことが目的です。

ここで大事なのは、単に情報を伝えるだけでは不十分だということです。

資料を読めば分かることを、わざわざ集まって読み上げるだけなら、会議にする意味はあまりありません。

共有する会議で本当に大切なのは、

を確認することです。

同じ資料を見ていても、人によって見えているものは違います。

営業の人が見る景色。
開発の人が見る景色。
管理部門の人が見る景色。
経営者が見る景色。

それぞれの視点が違うからこそ、共有する会議には意味があります。

2. 決定する会議

2つ目は、決定する会議です。

決定する会議の目的は、文字通り、何かを決めることです。

こうした会議では、最後に「何が決まったのか」が明確でなければなりません。

ところが、実際には「話し合ったけれど、決まっていない」という会議がよくあります。

その原因のひとつは、決定するための材料がそろっていないことです。

判断基準が曖昧なまま話し合う。
選択肢が整理されていない。
誰が決めるのかが分からない。
決めた後の責任の所在も曖昧。

この状態で会議をしても、なかなか決まりません。

決定する会議では、事前に次のことを整理しておく必要があります。

このあたりが曖昧なまま始まると、会議は「意見交換の場」になってしまいます。

意見交換は大切です。
けれど、決定する会議であれば、最後は決めなければなりません。

決めるための会議なのか。
考えるための会議なのか。
情報をそろえるための会議なのか。

ここを混ぜないことが、とても大切です。

3. 創造する会議

3つ目は、創造する会議です。

創造する会議の目的は、新しいアイデアや意味を生み出すことです。

こうした会議では、最初から正解があるわけではありません。

むしろ、正解がないからこそ、集まって考える意味があります。

創造する会議で大切なのは、すぐに評価しすぎないことです。

「それは現実的ではない」
「前にもやったけどダメだった」
「予算がない」
「うちの会社では難しい」

もちろん、現実を見ることは大切です。

でも、アイデアがまだ生まれたばかりの段階で評価や否定が強すぎると、参加者は考えることをやめてしまいます。

創造する会議では、まず出す。
見えるようにする。
他の人の考えに触れる。
組み合わせる。
少し壊して、また作る。

そうしたプロセスが必要です。

このタイプの会議では、きれいにまとめることよりも、まだ言葉になっていない考えを扱えるようにすることが大事です。

会議というより、探求の場に近いかもしれません。

3つを混ぜると、会議は迷走する

会議がうまくいかない大きな理由は、この3つが混ざってしまうことです。

本当は共有するだけでよかったのに、途中で決定まで求めてしまう。

本当は創造する場だったのに、最初から評価や否定が始まってしまう。

本当は決定する会議だったのに、いつの間にか自由な意見交換で終わってしまう。

こうなると、参加者も混乱します。

今日は聞けばいいのか。
意見を出せばいいのか。
決める場なのか。
自由に考える場なのか。
結論を急ぐべきなのか。
まだ広げてよいのか。

目的が曖昧な会議では、参加者の頭の使い方もそろいません。

だからこそ、会議を始める前に、

と明確にするだけでも、場の質は大きく変わります。

会議は、目的によって設計が変わる

会議は、集まれば自然とうまくいくものではありません。

目的によって、進め方を変える必要があります。

共有する会議なら、情報を伝えるだけでなく、参加者の受け止め方や認識の違いを確認することが大切です。

決定する会議なら、選択肢、判断基準、決定権、実行責任を明確にする必要があります。

創造する会議なら、安心して考えを出せる場づくりや、まだ曖昧な考えを扱うための工夫が必要です。

同じ「会議」という名前でも、目的が違えば、設計も進行もまったく変わります。

ここを分けずに、毎回同じように会議をしていると、どうしても会議は重たくなります。

言葉だけでは、見えていないものがある

特に、創造する会議や、組織の方向性を考える会議では、言葉だけでは限界があります。

人は、自分の考えを最初からきれいな言葉で説明できるわけではありません。

何となく感じている違和感。
まだ整理できていない思い。
うまく言葉にできない直感。
頭では分かっているけれど、腹落ちしていないこと。

そうしたものは、通常の会議ではなかなか場に出てきません。

だからこそ、考えを一度「見える形」にすることが役立ちます。

形にすることで、自分の考えを自分でも見られるようになります。
そして、他の人もその考えに触れられるようになります。

会議の本当の価値は、単に話すことではありません。

一人ひとりの中にある考えを場に出し、互いに見えるようにし、そこから新しい理解や行動を生み出すことです。

会議を変えるとは、話し方を変えることだけではない

会議を良くしようとすると、つい「話し方」や「進行の仕方」に目が向きます。

もちろん、それも大切です。

けれど、本当に大切なのは、その会議が何のためにあるのかを明確にすることです。

会議は、ただ時間を使う場ではありません。

人の考えを持ち寄り、組織の次の一歩をつくる場です。

そのためには、まず会議の目的を分けて考えること。

共有する。
決定する。
創造する。

この3つを分けるだけで、会議は少しずつ進み出します。

そして、言葉だけでは扱いにくい考えや違和感を見える形にできたとき、会議は単なる話し合いではなく、組織が自ら動き出すための場になっていきます。

それでは、また。
ローレンス佐藤